Datenschutzhinweise Microsoft Teams

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a) Ihre personenbezogenen Daten werden erhoben, um Sie im Rahmen der Verwendung des Tools „Microsoft Teams“ zu verarbeiten. Die Daten werden für den Zweck der Nutzung der folgenden Funktionen verarbeitet:

• Telefonkonferenzen

• Online-Meetings

• Videokonferenzen

• Web-Konferenzen

Im Falle einer Aufzeichnung von „Online-Meetings“, werden Sie vorher transparent über die Aufzeichnung informiert und soweit erforderlich um eine Einwilligung gebeten.

b) Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten bei der Durchführung von Meetings und Konferenzen auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Aufzeichnungen erfolgen auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Folgende personenbezogene Daten von Ihnen werden verarbeitet:

• Name, Vorname, ggf. Telefonnummer, E-Mailadresse, Ggf. Arbeitgeber

• Text-, Audio- und Videodaten

• Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort

• Bei Nutzung der Chatfunktion
  - Ihre Texteingaben

• Im Fall einer Aufzeichnung
  - Inhalte der Aufzeichnung (Bild, Ton und ggf. Texteingaben)

• Die erteilte Einwilligung oder den erteilten Widerspruch bei Aufzeichnungen von Meetings

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern die Daten nicht zur Weitergabe bestimmt sind.

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.

Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Dateien, die Benutzer in Chats freigeben, werden im OneDrive for Business-Konto des Benutzers gespeichert.

Ihre Aufzeichnung und die damit verbundenen personenbezogenen Daten werden nach der Erhebung nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung des mit der Aufzeichnung verbunden Zwecks erforderlich ist, jedoch spätestens nach 180 Tagen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Sie haben gegenüber einem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),

• Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 17 DSGVO),

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),

• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Falls Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Ihre Einwilligung jederzeit mit einer E-Mail an den Organisator des Online-Meetings widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht berührt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.